Nach einem Todesfall wird der nach der Verteilungsordnung zuständige Notar als Gerichtskommissär durch das jeweilige Bezirksgericht darüber informiert. Zur sogenannten Todesfallaufnahme werden die Hinterbliebenen sodann vom Gerichtskommissär, der hierfür zwingend zuständig ist, eingeladen. Die Todesfallaufnahme hat stets zu erfolgen, also auch, wenn der Verstorbene gar kein Vermögen hinterlässt. Sind keine Vermögenswerte vorhanden, so kann die Verlassenschaftsabhandlung unterbleiben oder das Verfahren durch andere Beschlüsse (insbesondere Überlassung an Zahlungs statt) beendet werden. Es ist nicht erforderlich, dass bereits alle möglichen Erbansprecher bei der Todesfallaufnahme anwesend sind, werden doch die Parteien des Verlassenschaftsverfahrens häufig erst im Laufe dieses Ersttermins bekannt. Die Todesfallaufnahme dient vielmehr der Erhebung der ersten Daten im Verlassenschaftsverfahren und kann grundsätzlich mit jeder Person durchgeführt werden, die die persönlichen und vermögensrechtlichen Verhältnisse des Verstorbenen gut kennt. Anhand eines Fragenkatalogs werden die Verhältnisse des Erblassers, insbesondere hinsichtlich des ungefähren Wertes der Verlassenschaft, der Daten der gesetzlichen Erben und Noterben sowie allfälliger Testamentserben festgehalten und Informationen für das weitere Vorgehen im Abhandlungsverfahren eingeholt. Die Wertermittlung im Zuge der Todesfallaufnahme ist lediglich eine vorläufige und kann im weiteren Verfahren bei Vorliegen der Voraussetzungen, zB durch eine Schätzung, korrigiert werden. Der Todesfallaufnahme ist – als erste Erhebung der zur Durchführung des Verlassenschaftsverfahren notwendigen Grundlagen – große Bedeutung beizumessen, da der Notar in der Regel nach der ersten Informationsaufnahme abschätzen kann, ob überhaupt ein Verlassenschaftsverfahren einzuleiten ist. Überdies zeichnen sich potentielle Konflikte unter den Erben oft bereits während der Todesfallaufnahme ab, was dem Notar die Möglichkeit gibt, bereits in diesem Zeitpunkt schlichtend einzugreifen. Der Notar wird ihm Rahmen dieser ersten Besprechung die Angehörigen auch darüber aufklären, inwieweit eine Haftung allfälliger Schulden eingeschränkt werden kann.
Nachstehende Unterlagen sollten zur Todesfallaufnahme mitgebracht werden:
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